POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ELGAMA SISTEMOS DE COLOMBIA S.A.S. – ELGSIS S.A.S.

Para ELGAMA SISTEMOS DE COLOMBIA S.A.S. – ELGSIS S.A.S., en adelante ELGSIS, es fundamental la protección de los datos personales de sus clientes, trabajadores, proveedores, contratistas, usuarios y demás personas con las cuales mantiene relaciones en desarrollo de sus actividades.

En consecuencia, ELGSIS adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de establecer los principios, finalidades, procedimientos y medidas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, supresión y, en general, al tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad.

CAPÍTULO I – DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se desarrolla de conformidad con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen, reglamenten, complementen o sustituyan.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La presente Política aplica al tratamiento de datos personales recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados o suprimidos por ELGSIS en desarrollo de sus actividades comerciales, técnicas, administrativas, contractuales, laborales y legales.

Será aplicable a las bases de datos y archivos que contengan información de personas naturales respecto de las cuales ELGSIS actúe como Responsable del Tratamiento y, cuando corresponda, como Encargado del Tratamiento.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS Y TITULARES.

La presente Política será aplicable a las bases de datos que contengan información personal administrada por ELGSIS, incluyendo, según corresponda, información de:

• Clientes y usuarios de los servicios.
• Clientes potenciales y personas que soliciten información o cotizaciones.
• Proveedores y contratistas.
• Trabajadores y extrabajadores.
• Aspirantes a procesos de selección.
• Representantes, empleados y personas de contacto de clientes, proveedores y otras organizaciones.
• Usuarios del sitio web y de los canales de comunicación de ELGSIS.
• Visitantes y demás personas que interactúen con ELGSIS en desarrollo de sus actividades.

ARTÍCULO 4. OBJETO.

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por ELGSIS, garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa aplicable y establecer los mecanismos mediante los cuales los Titulares pueden ejercer sus derechos.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.

Para efectos de la presente Política se tendrán en cuenta las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan, entre ellas:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS RECTORES.

ELGSIS aplicará en el tratamiento de datos personales los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, particularmente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

CAPÍTULO II – TRATAMIENTO Y FINALIDADES

ARTÍCULO 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

ELGSIS podrá tratar los datos personales, según la naturaleza de la relación con el Titular, para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, consultas y cotizaciones.
• Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
• Prestar, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los servicios contratados.
• Gestionar órdenes de servicio, recepción y entrega de equipos y demás actividades relacionadas con la prestación de servicios.
• Elaborar y administrar ofertas, contratos, facturas, cuentas por cobrar, pagos y demás registros administrativos, contables y comerciales.
• Mantener comunicación con clientes, proveedores, contratistas y demás partes interesadas.
• Gestionar proveedores, contratistas y procesos de adquisición de bienes y servicios.
• Gestionar procesos laborales, de selección, contratación, nómina, seguridad social, capacitación y demás obligaciones derivadas de relaciones laborales.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables, contractuales y administrativas.
• Gestionar actividades relacionadas con seguridad y salud en el trabajo.
• Gestionar los sistemas de calidad, conservar registros y evidencias asociados a los servicios prestados y demostrar el cumplimiento de requisitos aplicables.
• Atender auditorías, evaluaciones, requerimientos de autoridades y organismos competentes.
• Atender peticiones, consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares.
• Gestionar la seguridad de la información y prevenir accesos no autorizados, fraude o usos indebidos de la información.
• Enviar información relacionada con los servicios, novedades o comunicaciones comerciales de ELGSIS cuando exista autorización o una base jurídica que permita dicho tratamiento.

ELGSIS no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas al Titular o autorizadas por este, salvo cuando exista una disposición legal que permita el tratamiento.

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN.

Salvo en los casos exceptuados por la ley, el tratamiento de datos personales por parte de ELGSIS requerirá autorización previa, expresa e informada del Titular.

La autorización podrá obtenerse por escrito, mediante medios electrónicos, formularios, comunicaciones verbales susceptibles de comprobación o cualquier mecanismo que permita concluir de manera inequívoca que el Titular otorgó su consentimiento.

ELGSIS conservará prueba de las autorizaciones obtenidas de acuerdo con las disposiciones aplicables.

ARTÍCULO 9. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR.

Al solicitar la autorización, ELGSIS informará al Titular, de manera clara, sobre el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos, las finalidades correspondientes, sus derechos, los canales para ejercerlos y la identificación y datos de contacto del Responsable.

ARTÍCULO 10. DATOS SENSIBLES.

ELGSIS realizará el tratamiento de datos sensibles únicamente cuando resulte necesario y se encuentre permitido por la normativa aplicable.

Cuando se requiera autorización para el tratamiento de datos sensibles, se informará al Titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y se identificarán los datos cuyo carácter sea sensible y las finalidades específicas de su tratamiento.

ARTÍCULO 11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

ELGSIS garantizará el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y únicamente realizará tratamiento de sus datos personales cuando resulte procedente conforme a la normativa aplicable, teniendo en cuenta su interés superior y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales.

ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD.

ELGSIS dispondrá de un Aviso de Privacidad mediante el cual informará a los Titulares acerca de la existencia de esta Política, las finalidades del Tratamiento y los mecanismos mediante los cuales pueden acceder a ella.

El Aviso de Privacidad estará disponible en el sitio web institucional de ELGSIS.

CAPÍTULO III – DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares tendrán los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea aplicable.
• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante ELGSIS.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando resulte procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 14. DEBERES DE ELGSIS.

En su calidad de Responsable del Tratamiento, ELGSIS cumplirá los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables.

En particular, garantizará el ejercicio del derecho de hábeas data, conservará la información bajo condiciones adecuadas de seguridad, mantendrá la información actualizada y atenderá oportunamente las consultas y reclamos de los Titulares.

CAPÍTULO IV – PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

ARTÍCULO 15. CANALES DE ATENCIÓN.

ELGSIS dispone del siguiente canal para el ejercicio de los derechos de los Titulares y la presentación de consultas, solicitudes y reclamos:

Responsable: Gestor de Calidad de ELGSIS.
Correo electrónico: info@elgsis.com.co
Teléfono: +57 (601) 318 520 2121
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.

ARTÍCULO 16. CONSULTAS.

Los Titulares, sus causahabientes o las personas autorizadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de ELGSIS.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la normativa aplicable, podrán presentar un reclamo ante ELGSIS.

El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto para recibir respuesta y los documentos que se pretendan hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las faltas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. SUPRESIÓN DE DATOS.

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a la normativa, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para las finalidades para las cuales fueron recolectados o cuando resulte procedente de acuerdo con la legislación aplicable.

La solicitud de supresión no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando los datos sean necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o contractual o cuando exista otra causa legal que justifique su conservación.

ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando resulte procedente conforme a la normativa aplicable.

La solicitud podrá referirse a la totalidad del Tratamiento autorizado o a determinadas finalidades. ELGSIS evaluará la solicitud teniendo en cuenta las obligaciones legales o contractuales que puedan exigir la conservación o Tratamiento de determinada información.

ARTÍCULO 20. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.

El Titular o causahabiente podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ELGSIS, de conformidad con la normativa aplicable.

CAPÍTULO V – SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

ARTÍCULO 21. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

ELGSIS adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, modificación, divulgación o acceso no autorizado o fraudulento, teniendo en cuenta la naturaleza de la información y los riesgos asociados al Tratamiento.

ARTÍCULO 22. CONFIDENCIALIDAD.

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales por cuenta de ELGSIS deberán mantener la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación contractual, laboral o comercial, según corresponda.

ARTÍCULO 23. ENCARGADOS, TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS.

Cuando ELGSIS requiera que terceros realicen tratamiento de datos personales por su cuenta, adoptará las medidas contractuales y organizacionales que correspondan para garantizar que dichos terceros traten la información conforme a las instrucciones de ELGSIS, las finalidades autorizadas y la normativa aplicable.

Las transferencias o transmisiones nacionales o internacionales de datos personales, cuando se presenten, se realizarán de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

CAPÍTULO VI – RESPONSABILIDAD, VIGENCIA Y MODIFICACIONES

ARTÍCULO 24. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LOS TITULARES.

ELGAMA SISTEMOS DE COLOMBIA S.A.S. – ELGSIS S.A.S. designa al Gestor de Calidad de ELGSIS como responsable de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares, así como de facilitar el ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos personales.

Las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales podrán ser remitidas a:

Responsable: Gestor de Calidad de ELGSIS
Correo electrónico: info@elgsis.com.co
Teléfono: +57 (601) 318 520 2121
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia

ARTÍCULO 25. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 7 de septiembre de 2026.

Las bases de datos tendrán vigencia durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y durante los períodos adicionales requeridos para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, regulatorias o administrativas, así como para la atención de eventuales reclamaciones.

ARTÍCULO 26. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA.

ELGAMA SISTEMOS DE COLOMBIA S.A.S. – ELGSIS S.A.S. podrá modificar la presente Política cuando resulte necesario como consecuencia de cambios normativos, operativos, administrativos o relacionados con las finalidades del Tratamiento.

Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los Titulares mediante los mecanismos que resulten adecuados de conformidad con la normativa aplicable y estarán disponibles a través del sitio web institucional de ELGSIS.